Трюки по форматированию Excel для маркетологов

СохранитьСохраненоУдалён 0

Если вы сейчас смотрите на большой файл данных, не имея ни малейшего представления о том, с чего начать, эта статья будет полезной для Вас. Будем надеяться, что эти строительные блоки помогут работе Excel казаться менее сложной для Вас.

CTRL + H

CTRL + H — Ваш лучший друг навсегда. Как и его двоюродный брат CTRL + F (сочетание клавиш для поиска текста), вы можете использовать сочетание клавиш CTRL + H (сочетание клавиш для поиска и замены текста) для поиска во всей электронной таблице или в выделенном ее разделе.

Станьте специалистом по Microsoft Excel
Подробнее

После курса Вы сможете использовать основные инструменты продвижения и поймете, когда какой из них эффективнее применять. Сформируете УТП продукта и научитесь выстраивать стратегию продвижения для него.

Вам нужно обновить много данных, чтобы вы могли отформатировать их во что-то еще? CTRL + H сэкономит ваше время и усилия, которые вы могли бы потратить на расшифровку вручную.

Справа — скриншот всплывающего меню, которое появляется, когда вы нажимаете CTRL + H. Верхняя панель — это место, где вы вводите именно тот текст, который хотите заменить, а вторая — место, где вы хотите разместить то, что вам нужно заменить.

Допустим, вы смотрите на колонку стран-пользователей. Существует некоторое несоответствие в том, как информация вводилась, и поэтому теперь у вас большой выбор из US, U.S., U.S.A., and United States.

С помощью трюка CTRL + H вы ничего не копируете. Просто выделите весь столбец (чтобы изменить только информацию в выбранном столбце, а не остальную часть) и начните их анализ.

Найдите все экземпляры США, замените их на Соединенные Штаты и нажмите «Заменить все». Это только что превратило то, что могло бы быть невероятным количеством работы — и двойной проверки в зависимости от размера вашего файла — в три отдельных нажатия кнопок.

CTRL + H работает со всем, что может быть введено через текст. Он работает даже с формулами, если у вас есть точные обозначения ячеек. Это инструмент быстрой очистки и ценное перо.

вернуться в меню ↑

Фильтрация

Вы можете провести выборочную проверку или прокрутить и выполнить визуальную проверку, как в случае выше, но это занимает много времени по мере увеличения вашего файла данных.

И хотя вы можете абсолютно точно ввести данные United States и перетащить эту ячейку вниз на рабочий лист, метод CTRL + H может быть быстрее, если у вас есть сотни тысяч результатов для анализа.

И имейте в виду, что если у вас есть пробелы в данных, двойной щелчок в правом нижнем углу приведет только к перетаскиванию ваших данных в следующую пустую ячейку.

На вкладке «Домашняя страница» пройдите вправо, где есть небольшой выпадающий список с надписью «Сортировка и фильтр». Оттуда выберите Фильтр.

Это применит меню фильтра ко всем вашим заголовкам в верхнем ряду. В настольной версии Excel просто щелкните эту стрелку, чтобы увидеть раскрывающийся список всех уникальных значений в этом столбце.

В той версии веб-клиента, которую я использую, выберите стрелку и нажмите «Фильтр», чтобы открыть похожее меню.

Фильтрация

Вы бы поняли, что некоторые из округов были введены как «Unites States», смешанные с правильными «United States»? Выполнение быстрого фильтра — лучший способ увидеть все возможные способы ввода данных, а использование CTRL + H — самый быстрый способ исправить это.

Станьте специалистом по Microsoft Excel
Подробнее

После курса Вы сможете использовать основные инструменты продвижения и поймете, когда какой из них эффективнее применять. Сформируете УТП продукта и научитесь выстраивать стратегию продвижения для него.

После того, как вы закончите, проверьте фильтр еще раз, чтобы убедиться, что вы поймали их всех. Фильтрация также может использоваться для отображения только определенных частей ваших данных.

Например, если у вас были респонденты из Соединенных Штатов и Канады, но вы хотели видеть только канадцев, вы должны нажать на стрелку, чтобы открыть меню, а затем снять флажок рядом с США, чтобы скрыть эти данные от просмотра.

вернуться в меню ↑

Преобразование чисел

Этот небольшой блок полезен для преобразования ваших чисел в легко усваиваемые форматы или для отображения их в удобных визуальных стилях — и он очень, очень скрыт.

В верхнем меню убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Главная». Самый привлекательный способ, которым я это вижу, — это поиск выпадающего меню с автоматическим выбором General.

Это поле настройки номера. Выберите раскрывающийся список и нажмите «Другие числовые форматы…», чтобы открыть полное меню настроек.

Здесь вы можете редактировать свои числа для отображения в стандартной или пользовательской валюте, дате, времени, процентах, долях или других шаблонах. Давайте посмотрим на варианты, доступные нам только через дату.

Это форматы, в которые вы можете изменить любую ячейку / столбец / строку данных для отображения в качестве того, что Excel официально зарегистрирует как дату:

Преобразование чисел

Вы видите локаль (местоположение): и можете выбрать другой регион, если вы готовите файл где-то за пределами вашей страны или должны соответствовать требованиям для загрузки базы данных.

Например, если регулярно приходится редактировать даты в формате ГГГГ-ММ-ДД, который доступен только в качестве опции для английского языка (Великобритания).

Не используя инструмент преобразования чисел, пришлось бы преобразовывать числа вручную. Этот набор инструментов для небольшого числа может сделать для нас так много, но вот три лучших фаворита:

  • Если вы хотите отобразить что-то в долларах, не тратьте свое время на просмотр файла Excel и вставку символа $ перед каждым.
    Выделите столбец, откройте инструмент преобразования чисел и выберите Валюта.
    В этом меню вы можете отобразить любую валюту, какую захотите, с точностью до десятичных знаков.
  • Когда-нибудь замечали, как Excel не позволяет ячейке начинаться с 0? Это может быть проблематично для почтовых индексов, многие из которых начинаются с 0.
    Чтобы это исправить, выделите столбец, откройте инструмент преобразования чисел и выберите «Пользовательский». В строке введите либо 00000, либо стандартное количество цифр почтового индекса в вашей стране, а затем нажмите ОК.
    Все числа в этом столбце теперь будут соответствовать этому количеству цифр и ставят 0 перед любым слишком коротким числом. (В некоторых версиях Excel также можно использовать вкладку «Специальная», в которой включена опция почтового индекса, но не во всех версиях Excel есть эта опция.)
  • Мы также можем использовать форматирование пользовательских номеров для телефонных номеров. Выделите столбец и введите (000) 000-0000, включая скобки и пробелы.
    Ваши номера будут отображаться так, как мы привыкли видеть телефонные номера.

Это несколько быстрых, простых в освоении инструментов, которые вы можете начать использовать для анализа ваших данных и комфортной работы с Excel.

Вам не нужно создавать самую великолепную электронную таблицу Excel, которую когда-либо видел мир, — вам просто нужно сделать ваши данные более удобными для восприятия.

Есть вопрос или дополнение?

      Оставить отзыв

      EdAdvisor
      Регистрация
      Сброс пароля
      Сравнить товары
      • Итого (0)
      Сравнить
      0