Использование Excel для управления проектами

СохранитьСохраненоУдалён 0

Возможность создания не только статических электронных таблиц в Microsoft Excel делает его потенциально ценным инструментом управления проектами, который может дать пользователям обзор, необходимый им для отслеживания проектов.

Использование Excel требует немного знаний с вашей стороны, но результаты того стоят. Так же как существует много видов проектов и организационных стилей, существует несколько способов использования Excel для управления проектами.

Вы можете создать лист, который соответствует вашим конкретным потребностям, или использовать шаблон, будь то загрузка бесплатного варианта или приобретение продукта премиум-класса.

Станьте менеджером
Подробнее

За 4 месяца Вы узнаете, как использовать функции и создавать отчёты, научитесь фильтровать большие объёмы данных и оптимизировать свою работу.

Листы, созданные в Excel, могут предоставить полезную информацию о незавершенном проекте. Использование формул на ваших листах включит автообновления, когда вы или ваши коллеги введете данные.

Какие шаблоны Excel помогают в управлении проектами?

Ввод данных в поля пустой электронной таблицы — не очень полезный способ держать команды на правильном пути. Сегодняшние требования к управлению проектами выходят за рамки такого подхода, но, к счастью, Excel адаптируется.

Применяя шаблон или следуя учебному пособию, вы можете создать полнофункциональное представление управления проектами в Excel. Ниже приведены некоторые примеры управления проектами Excel в действии.

Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта состоит из серии горизонтальных полос, каждая для определенной задачи, представляющих график для определенной фазы проекта.

Чтобы создать собственную диаграмму Ганта в Excel, создайте электронную таблицу с данными временной шкалы для проекта, включая даты начала и окончания срока действия для каждой фазы.

Превратите эти данные в гистограмму с накоплением, затем настройте параметры оси, чтобы второстепенные единицы на диаграмме были равны одному дню. Вуаля! У вас есть приятная для глаз диаграмма, которая показывает поэтапный прогресс с первого взгляда.

Для руководителей групп, у которых нет времени или желания создавать собственные диаграммы Ганта, есть множество загружаемых опций, которые предоставляют полезные функции.

Премиум-участники Microsoft Office могут загрузить официальную версию, которая обеспечивает автоматическое обновление при вводе данных и простую в использовании полосу прокрутки.

С условным форматированием вы можете настроить диаграмму, пока она не будет соответствовать внутреннему брендингу вашей компании.

RACI матрицы

Делегирование — одна из самых сложных частей управления проектами. Даже самые маленькие проекты могут столкнуться с проблемами отслеживания назначений.

Первые этапы плана, когда каждый сотрудник получает начальное назначение, довольно просты, но, если у менеджеров нет способа увидеть, как эти задачи продвигаются, им будет сложно поддерживать работу в нужном направлении.

Excel может упростить этот процесс. Bright Hub Project Management рекомендует матрицу RACI (ответственная, подотчетная, проверенная, проинформированная) в качестве инструмента управления персоналом.

Каждому члену команды назначается одна или несколько ролей RACI, где ответственные члены выполняют практическую работу, ответственные сотрудники дают одобрение, консультируются с индивидуальными консультантами и информируют людей, получающих обновления.

Матрица RACI в Excel использует поля с цветовой кодировкой, чтобы показать, сколько людей выполняет каждый вид обязанностей на каждом этапе текущего проекта.

Это обеспечивает достаточное количество людей для выполнения задач, но не слишком много с одной и той же ролью, что может вызвать путаницу или конкуренцию.

Бюджетирование и финансовые шаблоны

В то время как составление бюджета является его собственной функцией, есть также много способов более точно управлять вашим проектом через форму Excel.

В руководстве Houston Chronicle для малого бизнеса приведено несколько примеров шаблонов бюджета, которые вы можете попробовать для своего следующего проекта.

Базовый интерактивный бюджет проекта в Excel позволяет сравнивать смету расходов с окончательными показателями с помощью простого параллельного просмотра.

Если вы хотите думать о проектах в более долгосрочном формате и учиться на макро-тенденциях, вы можете создать форму прибылей и убытков. Этот документ охватывает 12 месяцев и дает легко понятное представление о том, сколько денег было потрачено на отдельный проект и заработано им.

Это не один из более глубоких доступных шаблонов управления проектами, но такой взгляд необходим. Одним из преимуществ использования Excel является его совместимость с другими продуктами Microsoft Office, такими как Word и PowerPoint.

Bright Hub рекомендует использовать этот кроссовер для представления данных из документов управления проектами на собраниях заинтересованных сторон, обновляя информацию о ключевых деталях. Эти лидеры, вероятно, будут стремиться увидеть данные о финансовых результатах в легко читаемых графиках.

вернуться в меню ↑

Другие подходы к управлению проектами с помощью Excel

Размер, сроки и детали конкретного проекта определят, какой инструмент подходит для него. Тем не менее, часто Excel играет определенную роль.

Возможность настройки с помощью формул и шаблонов позволяет Excel превзойти свои корни электронных таблиц и предоставлять удобные для пользователя автоматизированные документы, которые будут держать вашу команду в курсе.

Станьте менеджером
Подробнее

За 4 месяца Вы узнаете, как использовать функции и создавать отчёты, научитесь фильтровать большие объёмы данных и оптимизировать свою работу.

Методы управления проектами для Excel, помимо трех категорий, описанных выше, включают в себя ряд инструментов анализа и отслеживания.

Например, «Хьюстонская хроника» предлагает использовать шаблон анализа заработанной стоимости проекта для создания линий тренда, которые прогнозируют будущее проекта — если результаты не будут достигнуты в срок, вы будете знать.

Excel также может быть сильным инструментом управления рисками.

У вас есть выбор, как настроить эту функцию. Вам просто нужен простой график, который даст вам общий анализ рисков, или вы бы предпочли создать детализированную и сильно автоматизированную модель, включающую линии тренда риска в течение проекта?

вернуться в меню ↑

Выбор Excel для управления проектами

Хотя вы, возможно, захотите перейти на более новый и более специализированный инструмент Project от Microsoft — полностью интегрированный с Excel для простого обмена данными — по мере роста вашей компании Excel способен удовлетворить ваши потребности в управлении проектами.

Независимо от того, являетесь ли вы опытным пользователем, настраивающим листы Microsoft Office, или предпочитаете загружать бесплатные или платные шаблоны, в Excel есть возможности управления проектами, которые выходят за рамки электронных таблиц.

Есть вопрос или дополнение?

      Оставить отзыв

      EdAdvisor
      Регистрация
      Сброс пароля
      Сравнить товары
      • Итого (0)
      Сравнить
      0