8 лучших практик для управления проектами

СохранитьСохраненоУдалён 0

Если вы хотите стать менеджером проекта, вот восемь золотых рекомендаций по управлению проектами, которые помогут вам реализовать себя на работе.

Если бы все знали, что делать, когда это делать и как именно это делать, не было бы необходимости в менеджерах проектов. Нет такой вещи, как идеальный проект, проектная команда или идеальный менеджер проекта, но важно, чтобы мы все стремились к лучшему.

Станьте HR-менеджером
Подробнее

После курса Вы познакомитесь с основными функциональными направлениями HR профессии, узнаете подробнее аспекты работы, освоите основные инструменты.

Лучшее, что мы можем сделать, это подобрать маленькие золотые кусочки мудрости из каждого проекта.

Вот лучшие 8 лучших практик для управления проектами:

  • Последовательное общение
  • Следите за нагрузкой вашей команды
  • Убедитесь, что все роли и обязанности ясны
  • Управляйте своими рисками
  • Избегайте ползучести
  • Определите ваши результаты
  • Проводите регулярные ретроспективные встречи
  • Проводите встречу по завершению проекта

8 лучших практик управления проектами, которые нужно учитывать

Некоторые из них соответствуют основам управления проектами. Эти простые изменения в кратчайшие сроки превратят ваш проект из беспорядочного беспорядка в хорошо организованный, производительный проект.

вернуться в меню ↑

1. Последовательная связь

Что хорошего в плане проекта, если он не был эффективно передан вашей команде? Плохая коммуникация не только влияет на ваш план, но и затягивает выполнение вашего проекта, когда проблемы не выявлены.

Крайне важно установить и поддерживать согласованные линии связи между вами, заинтересованными сторонами проекта и вашей командой.

Советы по поддержанию последовательного общения

Почти каждый шаг жизненного цикла проекта требует общения, и если это проблема для вашей команды, возможно, пришло время попробовать некоторые новые стратегии.

Вот три простых коммуникационных стратегии, которые вы можете использовать.

  • Проводите регулярные встречи. Это не означает, что вы должны созывать собрание по каждому вопросу. Вместо этого, проводите регулярные еженедельные или двухнедельные собрания, на которых будут освещаться вопросы, над которыми все работают, и дайте своей команде возможность высказать свои опасения.
  • Примите инструмент коммуникации проекта: будь то программное обеспечение для управления проектами или какой-либо другой инструмент для совместной работы, убедитесь, что у вас есть какой-то другой способ связи, кроме электронной почты.
  • Поощряйте общение по любой проблеме. Иногда самым большим препятствием для общения является страх возмездия за сообщение о проблеме.
    Крайне важно создать открытую среду между вами и вашей командой, чтобы они чувствовали себя в безопасности, чтобы доставить вам любую проблему.
вернуться в меню ↑

2. Помните о рабочей нагрузке вашей команды

Люди — это не машины, и, поскольку технологии не достигли достаточного прогресса, чтобы приветствовать наших повелителей роботов, вы должны помнить о том, сколько работы выполняет ваша команда при разработке плана управления проектом.

Распределение слишком большого количества задач одному члену команды быстро приведет к переутомлению, возвращению вашей команды и проекта на то время, которое потребуется для перераспределения этой работы.

Советы по работе с вашей командой:

  • Используйте программное обеспечение с функцией управления рабочей нагрузкой. Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, которые предлагают возможности управления рабочей нагрузкой, такие как Asana, TeamGantt и monday.com.
    Используйте функции этих программ, чтобы измерить и отследить, сколько задач выполняет ваша команда, чтобы они не перегружали себя.
  • Заранее установите лимит задач: большинство функций управления рабочей нагрузкой дают вам возможность установить лимит на количество задач, которые член команды должен выполнить за один раз.
    Убедитесь, что вы установили реалистичный лимит в зависимости от сложности и продолжительности каждого задания.
вернуться в меню ↑

3. Убедитесь, что все роли и обязанности ясны

В большинстве случаев вы не будете выполнять проект самостоятельно, и вам придется полагаться на команду, которая поможет вам на всех этапах планирования, выполнения и доставки управления проектом.

Как и любой сложный процесс, каждый человек выполняет свои обязанности, но если эти обязанности не ясны, это приведет к конфликтам, проблемам и пропущенным шагам в процессе.

Советы, чтобы убедиться, что все роли и обязанности ясны:

Ничто так не убивает мотивацию, как то, что члены вашей команды узнают, что напрасно тратят свое время или берут на себя обязанности других слабых коллег.
Одной из обязанностей менеджера проекта является выяснение деталей ролей. Это верный способ повысить производительность, повысить удовлетворенность работой и минимизировать шансы на пропущенные задачи.

  • Создайте матрицу RACI. Матрица RACI — это простая диаграмма планирования, которая позволяет менеджерам проектов назначать обязанности для вашего проекта.
    RACI означает: ответственность, подотчетность, консультирование, информирование.
  • Попросите обратную связь: Если вы чувствуете, что некоторые роли в проекте неясны, скорее всего, некоторые члены вашей команды чувствуют то же самое.
вернуться в меню ↑

4. Управляйте своими рисками

При выполнении проекта все пойдет не так. Это неизбежно. Это означает, что крайне важно делать все возможное, чтобы подготовиться к худшему и надеяться на лучшее, управляя своими рисками. Не позволяйте этим рискам определять успех вашего проекта.

Советы по управлению вашими рисками

Управление рисками проекта — это полезный процесс этапов, который влечет за собой большой анализ и подготовку, которые не вписываются в короткий лист подсказок.

Вот почему я связался с моим более длинным руководством по управлению рисками проекта. Однако в качестве предварительного просмотра я перечислил пять основных этапов подготовки плана управления рисками:

  • Создадите реестр рисков
  • Определите любые соответствующие риски
  • Проведите анализ рисков
  • Разработайте план реагирования
  • Назначьте владельцев для каждого риска

Это руководство также включает в себя рекомендации по программному обеспечению и примеры рисков проекта, которые вы должны отслеживать.

вернуться в меню ↑

5. Избегайте ползучести

Эта лучшая практика — идеальный компаньон, так как смещение области видимости является одним из наиболее распространенных рисков проекта, с которыми вы столкнетесь.

Ваша сфера деятельности определяет схему и границы вашего проекта. Вы будете удивлены, насколько легко упустить из виду эти границы, когда вы окажетесь в сорняках на этапе исполнения.

Станьте HR-менеджером
Подробнее

После курса Вы познакомитесь с основными функциональными направлениями HR профессии, узнаете подробнее аспекты работы, освоите основные инструменты.

Если вы не будете осторожны, вы обнаружите, что размер вашего проекта выходит далеко за рамки сроков для ваших результатов.

Советы по предотвращению ползучести:

Последнее, чего вы хотите достичь при выполнении проекта, это отстать настолько, что заинтересованные стороны ставят под сомнение вашу способность достигать желаемых результатов.

Два ключевых совета, которые помогут предотвратить расширение области видимости в вашем проекте.

  • Включите смещение области действия в свой план реагирования на риски: крайне важно создать в вашем плане ответа буферы планирования и ресурсов, которые будут учитывать возможность смещения области действия из-за изменений проекта.
  • Проверьте сферу действия ваших заинтересованных сторон. Ваши заинтересованные стороны не поймут процесс, связанный с приобретением их результатов, если вы не поможете им понять. Вовлеките их в процесс определения масштаба проекта, чтобы они точно знали, что ожидается, когда это ожидается, и как изменения повлияют на эти результаты.
вернуться в меню ↑

6. Определите результаты вашего проекта

Это идеальное продолжение для проблем с ползучестью. Результатом является любой вид конечной цели или результата проекта, будь то продукт или услуга.

При планировании вашего проекта и представлении своего пути заинтересованным сторонам проекта важно, чтобы вы точно указали, что это за результаты.

Советы по определению результатов вашего проекта

Определение результатов вашего проекта будет происходить иногда до того, как вы создадите структуру разбивки своей работы, но после того, как у вас были первые встречи с заинтересованными сторонами, чтобы понять их потребности.

Вот несколько советов, которые помогут вам установить эти результаты таким образом, чтобы удовлетворить эти заинтересованные стороны, сохраняя при этом здравомыслие вас и вашей команды.

  • Достигните взаимного соглашения о результатах с заинтересованными сторонами: это идет рука об руку с предотвращением ползучести объема проекта, потому что, если вы не пришли к четкому соглашению о том, какие результаты проекта, вы оставите их открытыми для интерпретации. Этот вид неопределенности — то, что приводит к неудовлетворенным ожиданиям и нереалистичным стандартам.
  • Добавьте буферы, если результаты могут быть изменены: это особенно актуально для проектов разработки программного обеспечения. Если ваши заинтересованные стороны могут добавить дополнительные доставляемые запросы, убедитесь, что вы создали расписания и буферы ресурсов для учета этих изменений.
вернуться в меню ↑

7. Проводите регулярные ретроспективные встречи

Это идет рука об руку с последовательной передовой практикой коммуникации. Успех проекта требует прозрачности, и идеальным способом обеспечения прозрачности является проведение регулярных ретроспективных встреч.

Ретроспективы — это одна из практик управления проектами, используемая в Scrum, одной из многих методологий управления проектами на основе Agile.

Эти встречи предназначены для обзора прогресса, достигнутого за определенный период времени, и для размышлений об успехах и проблемах, которые возникли.

Эти ретроспективные встречи также открывают возможности для большего общения между членами команды, а также с менеджерами.

Советы по проведению регулярных ретроспективных встреч:

Если все сделано правильно, ретроспективные встречи — это вдохновляющее и вдохновляющее событие, которое поможет вам, руководителю быть в курсе событий и вашей команде счастливыми при выполнении проекта.

Вот два ключевых совета, которые помогут вам в проведении этих встреч.

  • Подчеркните положительные стороны. Для вашей команды важно сохранять мотивацию при выполнении проекта, и какой лучший способ сделать это, чем поощрение? На самом деле, если это возможно, попытайтесь выделить два позитива для каждого негатива во время ретроспективной встречи.
  • Постарайтесь, чтобы они были последовательными: не превращайте ретроспективы в неудобства для вашей команды. Убедитесь, что вы пытаетесь структурировать и запланировать свои ретроспективы, чтобы они происходили каждый раз в одно и то же время и день недели.
вернуться в меню ↑

8. Проведите встречу по завершению проекта

Встреча по завершению проекта — прекрасная возможность собрать всех, от команды до участников проекта, для окончательного осмысления всего, что произошло во время выполнения.

Во время этой встречи вы расскажете о своих успехах, неудачах и уроках, извлеченных в ходе проекта, а также внесете улучшения в будущем. Это также прекрасное время, чтобы поблагодарить всех за их тяжелую работу и признать исключительные моменты и людей в команде.

Советы по проведению встречи по заключению проекта

Это совещание является настолько продуктивным, насколько это возможно, поэтому вот два совета, которые помогут вам максимально эффективно использовать это собрание и собрать как можно больше полезной информации до следующего проекта.

  • Назначьте кого-то делать заметки: Убедитесь, что вы назначили кого-то делать заметки во время заключительного собрания, чтобы записывать любую новую информацию, полученную группой, следующие действия, которые необходимо предпринять, и упоминание любых важных моментов.
  • Предварительно разошлите повестку дня: это помогает заранее всем знать, что будет обсуждаться на собрании и чего ожидать, не только для целей вежливости, но и для предоставления участникам времени на подготовку любых вопросов или проблем, которые у них есть.

Это основные столпы, в которых нуждается каждый руководитель проекта Есть миллион других идей по управлению проектами, которые вы можете включить в свое ежедневное планирование и выполнение.

Некоторые из них являются отраслевыми, в то время как другие чрезвычайно применимы для любого типа проекта, но если вы не практикуете восемь вышеперечисленных, вы никогда не увидите успех, который вы ищете.

Иногда это самые простые ответы, которые решат ваши проблемы.

Есть вопрос или дополнение?

      Оставить отзыв

      EdAdvisor
      Регистрация
      Сброс пароля
      Сравнить товары
      • Итого (0)
      Сравнить
      0